巧用WPS表格函数—如何用VLOOKUP做数据对比

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工作中,很多小伙伴都用过VLOOKUP函数实现表格之间数据的调用,但是却有很多小伙伴不知道VLOOKUP还有一个小功能,就是能够实现数据的对比,下面我们就来给大家分享这个小技巧。

我们打开两个要进行对比的数据表来做范例讲解,如下面两个表格:

首先,我们在表1中插入一列,来显示对比后的内容,在B2单元格输入=VLOOKUP(查找值,数据表,序列数,匹配条件),其中查找值为表1中的A2单元格内容,数据表为表2中的A列,列序数只有1列,输入1,匹配条件为精确匹配0。如下图所示:

敲回车键,对比内容就会自动出现在输入公式的单元格内,我们把光标移到单元格右下角,等光标变成+字的时候,双击鼠标右键,其它的对比内容就会全部出现在插入的那一列中。如下图所示:

这说明在表1的数据内容表2中都有,然后我们再到表2中,同样的操作插入一列,在单元格B2中输入=VLOOKUP(查找值,数据表,列序数,匹配条件),其中查找值为A2数据表为表1中的A列,列序数一样为1,匹配条件为0精确匹配。如下图所示:

敲回车键,依上面同样的方法,等光标变成+字的时候双击鼠标,其它的对比数据就会出现在B列中。如下图所示:

这个时候我们就会发现在B列的对比数据中有一个#N/A的标记,这说明在表1中没有这个数据内容。如下图所示:

当我们要进行多个条件的的对比的时候,只需要先把几个单元格的内容用&这个符号连起来,找一列空白列,在单元格内输入=单元格&单元格&单元格,然后再进行上面的操作就可以了。

Excel表格技巧—如何隐藏单元格中的内容

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很多小伙伴工作中抱怨,明明自己设置好的Excel表格数据,特别是带有公式的那些数据,等到自己去用的时候却被别的同事搞的乱七八糟,不知道该说些什么好,最后也只能再做一遍了事。那么我们在工作中该如何避免别人动用我们的原始数据呢?

下面我们就来给大家分享一个Excel表格中小技巧,将重要的数据信息,特别是带有公式性的数据信息,提前做隐藏,这样即使同事打开我们的数据表,也只能看,不能改变里面的内容。

我们打开一张表格来作为范例讲解,G2单元格中的内容是带有公式性的内容,我们就可以提前把这个带有公式的单元格里的公式隐藏,如表1

表 1

首先,我们按Ctrl+1键,调出单元格格式对话框,点击保护菜单栏,勾选隐藏按钮,点击确定。如表2

表 2

然后我们选择审阅菜单栏下的保护工作表工具按钮,系统会自动弹出一个对话框,我们可以在取消工作表保护时使用的密码处设置密码,如表3

表 3

点击确定按钮后,系统会提醒我们再次输入密码,点击确定。如表4

表 4

当我们再次点击那个单元格的时候,就会发现只能看到里面的数据,却不能看到里面的公式,如表5

表 5

当双击鼠标要对改变单元格内容的时候,系统就会自动弹出一个提示框,提示该单元格是只读模式,不能更改。

学会了Excel表格中这个小技巧,小伙伴们就再也不会担心里面的数据被更改了。

Excel 表格技巧—如何用Excel表格筛选带有颜色的数据

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在使用 处理大批量数据信息的时候,有很多小伙伴都喜欢用不同的颜色来标注不同的数据内容,以方便在以后的工作中更好的看清数据的出处,但是如何用Excel表格根据颜色来筛选数据,却有很多小伙伴不会用。

下面我们就来给大家讲讲如何根据颜色来筛选数据。我们打开一张带有颜色标记的表格,如表1

表 1

我们选中一个带有颜色的单元格,然后单击鼠标右键,系统弹出一个选项框,我们选择筛选下拉菜单下的按所选单元格的颜色进行筛选按钮,如表2

表 2

系统就会自动将带有这个颜色的所有数据信息进行筛选到一起,如表3

表 3

其它颜色的依次类推,一样的操作,掌握了这个小技巧,小伙伴们就再也不用担心大批量的数据信息处理了,所有的数据信息分类将变得非常的轻松。

WPS表格函数的应用—SUMPRODUCT函数的功用

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在 中应用中,很多的小伙们只知道一些常用的函数的用法,比如求和,求平均值,最大值,最小值这些函数,对于很多不常用的函数,有很多人都不知道怎么用的?

下面我们就来给大家讲讲WPS表格中SUMPRODUCT函数的用法,SUMPRODUCT函数多用于在各个数组没有乘积的情况之下,对数组乘积总合的计算。

首先,我们打开一张表格来做范例,如表1

表 1

在这张表中,我们在总计的后面就可以使用SUMPRODUCT函数来进行汇算,输入=SUMPRODUCT(数组1,数组2……)公式,其中数组1指的是E列中的E2:E8,数组2指的是F列F2:F8,省略号表示可以有更多的数据,用SUMPRODUCT函数把几个数组对应的数据相乘以后,再进行相加,如表2

表 2

然后敲回车键,这个汇算数据就出来了。如表3

表 3

有的时候,我们在用这个公式的时候,常常用遇到这种情况,比如输入完公式后,结果会出现#VALUE!这样的错误符号,如表4

表 4

这到底是怎么回事呢?有的小伙伴是百思不得其解,这个时候我们再次双击公式单元格会发现,数组1和数组2的单元格的数据根本就不对称,如表5

表 5

这就说明,在选择数组的时候一定要保证两个数组是对称的,如果不对称,就会出现错误信息,得不出正确的值。所在提醒大家在选择数组的时候一定要注意呀!多选或者少选一个单元格都是不行的。

WPS表格中的秘密—如何将同样格式的表格汇总到汇总表中

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很多小伙伴工作中会用 对数据进行分析处理,有时候需要将不同月份的数据信息进行汇总统计,然后再做分析,通常很多小伙伴经常会采用复制粘贴的方法来解决,这样下来,一个表格需要花费大量的时候,如果数据比较多的数,工作效率就非常的低。那么有没有一种更快速的合并方法呢?

下面我们就给大家讲讲如何快速的将同样格式的表汇总到一起,首先,我们先打开一张表格作为范例讲解,如表1

表 1

根据这个表格,我们把1月至3月的合计汇总到汇总表中,首先,我们选中汇总表中的B2单元格,如表2

表 2

然后在B2单元格中输入公式=SUM函数,如表3

表 3

然后我们选中1月中的B2单元格,按住Shift键,然后同时选中3月的B2单元格,如表4

表 4

最后,我们返回汇总表中,看到B2单元格中的公式已经变为=SUM(‘1月:3月’!B2:B2),说明这个单元格求的是1月至3月的B2单元格的汇总数据。如表5

表 5

然后敲回车键,这个B2单元格的汇总值就出来了。当光标放在单元格右下角,变成+字的时候,双击鼠标,这一列的汇总值就出来了,每一行的汇总值需要当光标变成+字的时候,向右拖动才能出来。如表6

表 6

这样一个汇总表就完成了,上下时间基本不超过20分钟,小伙伴们也可以节约更多的时候来做别的工作了。

WPS应用技巧—PPT如何将文字倒过来显示

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大家好,我们在制作PPT的时候,想要制作倒影的效果,或者想要把文字倒过来显示,该怎么操作呢,一起来看一下吧。

首先建立一个新的幻灯片,选择工具栏中的【文本框】选项,单击下拉菜单中的【横向文本框】

在文本框中输入“WPS使用技巧”设置需要的字体大小和字体。

单击右键,选择“另存为图片”。

弹出对话框,选择图片保存路径,单击保存。

返回刚才的界面,选择工具栏【插入】图片下的来自文件。

弹出对话框,找出刚才图片保存的位置,单击图片选择打开。

可以看到刚才“WPS使用技巧”作为图片重新添加到了幻灯片当中。

单击【图片工具】下的旋转,下拉菜单中选择【垂直翻转】

可以看到文字就倒过来了,是不是很简单呢,赶紧学起来吧。

 

Excel 表格技巧—Excel表格如何自动提醒到期事件

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有很多小伙伴在工作的过程当中,常常会遇到这样的事情,因为工作中的事务太多,自己的疏忽而忘记了某项工作,惹得领导不高兴。怎样才能有效的避免这种事件的再次发生呢?

下面我们就来给大家分享一个在 中隐藏的大智慧,如果有些事到期了,系统会自动提醒自己,帮助小伙伴顺利完成各项事务的处理。

首先,我们打开一张表格来做说明,如表1

表 1

像这样一张表格,我们就可以根据到期时间让系统自动提醒我们有的事情该做了。首先,我们另外添加一列,在空白格中输入公式,=到期时间-TODAY(),这里的到期时间为E2单元格的日期,TODAY函数是得出今天的日期,利用两者之差算出到期天数,如表2

表 2

然后敲回车键,数出第一个到期天数后,把光标移至单元格右下角,等光标变成+字的时候,双击鼠标,其它的到期天数会自动填充,如表3

表 3

这个时候,我们可以根据自己的需要来设置提醒自己的天数,在其它的空白单元格输入到期提醒的天数和颜色标识。如表4

表 4

然后我们选中除标题行以外的其它区域,然后点击开始菜单栏下的条件格式工具栏中的新建规则选项,如表5

表 5

系统会弹出一个新建格式规则对话框 ,我们在规则类型下拉菜单中选择使用公式确定要设置格式的单元格,在底下的单元格设置格式中输入公式,=$F2<$H$2,其中F2代表到期的天数,H2代表要设置颜色的期间天数,表示如果到期天数小于期间天数的时候,系统会自动用设定的颜色来提醒我们,设置好第一个以后,以同样的方法设置第二个公式,如表6

表 6

点击确定后,我们重新回到条件格式工具栏,选择下列菜单中的管理规则,如表7

表 7

然后点击右侧的向上的箭头,把红色的公式放在前面,点击确定即可。如表8

表 8

这样这个自动提醒功能就设置好了,等到期的时候,这里的数据条就会发生变化。如表9

表 9

WPS文字技巧—文章如何缩印

大家好,在学习和工作当中,我们经常需要运用到缩印,将文档都缩小到一张纸上,相信大家没有复习好的时候,各种考试中都会用得到缩印,那么缩印到底应该怎样做呢,下面就来学习一下在 中如何缩印吧。

首先我们准备一篇文档,如下图,此文档字体与排版都很大。

单击工具栏中【页面布局】下的【分栏】,可以选择三栏。

单击三栏后我们发现文档已经自动分成了三栏,如下图:

单击选中文本的右键选择字体,弹出对话框,在字号处填写7,单击确认。

我们看到字体已经变小了,再单击右键,选择段落,如下图:

在行距处选择最小值,设置值输入0磅。如下图:

单击确认后,我们发现文档已经缩印完成,是不是很简单呢,赶紧试试吧~

WPS文字小技巧—怎么设置内容样式

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工作中的小伙们,在往WPS文字中输入内容的时候,常常会采用手动录入的方式来设置文字的大小和样式,但是如果遇到像论文一样大的文档的时候,就比较麻烦,工作效率非常的低,那么有没有一种快速的录入方法呢?

下面我们就给大家介绍一个WPS文字中的小技巧,来帮助大家快速实现文档录入和文档排版工作。

首先,在录入文字之前,我们先选中开始菜单下的新样式按扭,选择新样式选项,如下图:

系统会自动弹出一个对话框,我们在名称处输入一个新的正文题目,比如论文就输入论文正文,后续段落样式处选择论文正文,格式可选择相应的字体和字号,如下图:

然后,选择格式菜单项下的段落选项,如下图:

系统会弹出段落设置对话框,这个时候我们在缩进下面的特殊格式选择首行缩进,默认设置为2个字符,间距下面的行距一般设置为1.5倍,如下图:

然后点击确定,这个时候我们再录入一行字,在样式中选择论文正文样式,就会发现录入的内容变成了刚才设置的样式。如下图:

如果发现设置的字号太小或者字体不太合适,我们还可以进行修改,选择论文正文样式下的修改样式选项,如下图:

系统弹出修改样式对话框,我们在格式处再进行修改字体和字号,点击确定即可。

当所有的内容录入完毕的时候,我们再对各个标题进行设置,选中标题,然后按层次来选择样式中的标题1,标题2,标题3。

这样排版出来的内容不仅会节约很多的时间,我们会发现文档的内容层次也特别的清楚。

WPS文字技巧—姓名如何按笔划排序

大家好,我们在工作当中,有时候人名排序的时候是按拼音顺序排序的,那么我们需要别种方式,比如按照笔划来排序的话,该怎样去操作呢,一起来学习一下吧。

首先,我们看到一些用顿号分开的人名,单击工具栏【插入】下的表格,下拉菜单中选择文本转换成表格。

弹出对话框,在列数输入1,在文本分隔位置处可以看到有一个其他字符,选中后在后面的框中输入“、”,单击确定。

我们可以看到一张表格就生成了。

单击工具栏中的【表格工具】,单击排序选项。

弹出排序对话框,在类型处单击倒三角,在下拉菜单中选择笔划,单击确定。

选中表格,在单击工具栏【插入】,单击表格下拉菜单中的【表格转换成文本】

弹出对话框,在文字分隔符下选择其他字符,在文本框中填写“、”,单击确定。

这样我们看到人名就都是按笔划排列了,是不是很简单呢,赶紧学起来吧~